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Informativa sul trattamento dei dati personali

Portale Clienti Athena — ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)

1. Titolare del trattamento

2. Assenza di un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Athena Srl non ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD), non ricorrendo i presupposti previsti dall'art. 37 del GDPR per la nomina obbligatoria. Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei propri dati personali, l'interessato può contattare direttamente il Titolare ai recapiti indicati al punto 1.

3. Dati personali raccolti

Attraverso l'uso del Portale Clienti, Athena Srl raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati:

Dati identificativi e di contatto dell'azienda cliente e del suo referente

• Ragione sociale, sede legale, CAP, località, provincia
• Partita IVA e/o Codice Fiscale
• Codice destinatario SDI e indirizzo PEC (per la fatturazione elettronica)
• Nome del referente acquisti
• Telefono e/o cellulare
• Indirizzo email

Credenziali di accesso

• Nome utente e password (quest'ultima conservata in forma crittografata, mai in chiaro)
• Per le aziende che abilitano utenti aggiuntivi: indirizzo email e password di ciascun utente secondario

Dati relativi agli ordini

• Contenuto degli ordini inseriti (quantità, formato, materiale, soggetto, destinazione, note, date di consegna richieste)
• File ed elaborati grafici allegati agli ordini
• Storico delle modifiche e dello stato di lavorazione di ciascun ordine

Dati di navigazione

• Dati tecnici minimi raccolti automaticamente dal server per il funzionamento del servizio (es. indirizzo IP, data e ora di accesso), nella misura in cui il server li registra nei log di sistema standard

4. Finalità e base giuridica del trattamento

Finalità	Base giuridica
Gestione e lavorazione degli ordini inseriti tramite il Portale	Esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (art. 6.1.b GDPR)
Fatturazione e adempimenti contabili/fiscali	Obbligo legale a cui è soggetto il Titolare (art. 6.1.c GDPR)
Gestione dell'account, delle credenziali e degli utenti secondari abilitati dall'azienda cliente	Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR)
Invio di comunicazioni relative allo stato di un ordine già inserito (es. email di conferma)	Esecuzione di un contratto (art. 6.1.b GDPR)
Sicurezza del sistema e prevenzione di accessi non autorizzati	Legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR)

Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di registrazione è necessario per poter usufruire del Portale: il loro mancato conferimento comporta l'impossibilità di creare l'account e di inviare ordini.

Athena Srl non utilizza i dati raccolti tramite il Portale per finalità di marketing o l'invio di comunicazioni commerciali, salvo che l'interessato non presti un consenso specifico e separato, in futuro, per tale finalità.

5. Modalità del trattamento e misure di sicurezza

I dati sono trattati con strumenti informatici e conservati su un server (VPS) fornito da Aruba S.p.A., società con sede in Italia, su cui è ospitato il Portale Clienti.

Le password sono conservate esclusivamente in forma crittografata (hash), mai in chiaro. L'accesso ai dati da parte del personale Athena è limitato a chi ne ha necessità per lo svolgimento delle proprie mansioni.

6. Destinatari e categorie di destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle finalità indicate, a:

• Personale interno di Athena Srl autorizzato al trattamento (Ufficio Ordini, Produzione, Amministrazione)
• Fornitore del servizio di hosting (Aruba S.p.A.), in qualità di responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, per la sola erogazione tecnica del servizio
• Fornitore del software di fatturazione/gestionale contabile in uso ad Athena Srl, per gli adempimenti amministrativi e fiscali

I dati non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali o di marketing, né diffusi.

7. Trasferimento dei dati verso Paesi extra-UE

Allo stato attuale, i dati non risultano trasferiti al di fuori dell'Unione Europea: il fornitore di hosting (Aruba) opera in Italia. Qualora in futuro si rendesse necessario un trasferimento extra-UE, l'informativa sarà aggiornata di conseguenza e saranno adottate le garanzie previste dal Capo V del GDPR.

8. Periodo di conservazione

• I dati relativi agli ordini e alla fatturazione sono conservati per il periodo previsto dalla normativa fiscale e civilistica (10 anni, art. 2220 Codice Civile)
• I dati dell'account (credenziali, dati anagrafici) sono conservati per la durata del rapporto commerciale con il cliente, e per i 10 anni successivi alla sua cessazione, salvo richiesta di cancellazione anticipata compatibile con gli obblighi di legge
• I file allegati agli ordini sono conservati per lo stesso periodo, salvo diversa necessità operativa

9. Diritti dell'interessato

In qualunque momento, l'interessato può esercitare, contattando il Titolare ai recapiti indicati al punto 1, i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, in particolare:

• Accesso: ottenere conferma dell'esistenza di un trattamento e conoscerne i dettagli
• Rettifica: correggere dati inesatti o incompleti
• Cancellazione ("diritto all'oblio"): richiedere la cancellazione dei propri dati, nei limiti consentiti dagli obblighi legali di conservazione (es. fiscali)
• Limitazione: chiedere la sospensione temporanea del trattamento
• Portabilità: ricevere i propri dati in un formato strutturato e leggibile
• Opposizione: opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse del Titolare

L'interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it), qualora ritenga che il trattamento dei propri dati violi la normativa vigente.

10. Modifiche alla presente informativa

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in ragione di modifiche normative. Le modifiche saranno pubblicate su questa stessa pagina, con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

Ultimo aggiornamento: 26/09/2026